Datenschutzhinweise für Mitarbeiter

Fassung vom 3. November 2026

Worum es geht

Diese Hinweise gelten für dich, wenn du für ein Restaurant arbeitest, das bei Mahly Partner ist, und dafür ein Konto bei Mahly nutzt: als Inhaberin oder Inhaber, Manager, in der Küche oder als Fahrerin oder Fahrer. Sie gelten für die Console (Dashboard und Küchenansicht) und die Fahrer-App, und für den Antrag, mit dem du ein Restaurant bei Mahly anmeldest. Sie erklären nach Art. 13 DSGVO, welche Daten Mahly dabei verarbeitet. Für Gäste gelten die Hinweise unter https://mahly.eu/datenschutz.

Wer verantwortlich ist

Für dein Konto bei Mahly, die Anmeldung, die Sicherheit und die Protokolle ist verantwortlich:

  • Leonard Widler, Mahly
  • c/o Online-Impressum 11945, Europaring 90, 53757 Sankt Augustin
  • E-Mail: [email protected]

Mahly hat keinen Datenschutzbeauftragten, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG).

Dein Restaurant entscheidet, wer ein Konto bekommt, welche Rolle du hast und welche Bestellungen du bearbeitest. Für die Verarbeitung deiner Daten im Rahmen deiner Tätigkeit (Dienstplan, Zuordnung von Lieferungen, Auswertung der Bestellhistorie) ist das Restaurant als dein Arbeitgeber oder Auftraggeber eigener Verantwortlicher. Mahly stellt ihm die Werkzeuge dafür bereit und verarbeitet die Bestelldaten in seinem Auftrag. Fragen zu deinem Arbeitsverhältnis richtest du an das Restaurant; Fragen zu deinem Konto an Mahly.

Dein Konto und die Anmeldung

Dein Konto entsteht, wenn du eine Einladung deines Restaurants annimmst. Mahly speichert dazu deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Rolle, das Restaurant und ein Passwort als Hash. Einladungen sind 7 Tage gültig; der Einladungslink wird nur als Hash gespeichert. Einladungen löscht Mahly spätestens 30 Tage nach Ablauf, Rücknahme oder Annahme. Im Protokoll des Restaurants und von Mahly bleibt bis zu 36 Monate, wer wann eine Einladung erstellt und angenommen hat, ohne die E-Mail-Adresse.

Anmeldung: Du meldest dich mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Inhaber und alle, die die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet haben, bestätigen die Anmeldung zusätzlich mit einem Einmalcode aus einer Authenticator-App (TOTP). Mahly speichert dafür das geheime Startwort der App und deine Wiederherstellungscodes verschlüsselt. Mitarbeiter ohne Zwei-Faktor-Anmeldung und ohne Inhaberrolle können sich auch mit einem Anmeldelink per E-Mail anmelden, der 10 Minuten gültig ist.

Sitzungen: Zu jeder Anmeldung speichert Mahly die IP-Adresse und die Browserkennung, damit du fremde Sitzungen erkennen und beenden kannst. Eine Sitzung läuft 7 Tage ab der letzten Nutzung; abgemeldete Sitzungen löscht Mahly sofort, abgelaufene spätestens zwei Tage nach Ablauf. Für besonders geschützte Aktionen (zum Beispiel Zugangsdaten zum Zahlungsdienstleister) verlangt Mahly eine Sitzung, die mit dem zweiten Faktor bestätigt wurde.

Schutz vor Missbrauch: Mahly zählt fehlgeschlagene Anmeldeversuche je Konto und je Netzadresse und sperrt nach zu vielen Versuchen vorübergehend. Die Zähler je Konto werden unter einem Hash geführt und spätestens nach 8 Tagen gelöscht, die je Netzadresse nach höchstens zwei Tagen.

  • Zweck: dir den Zugang zu den Werkzeugen deines Restaurants geben und das Konto schützen.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Kontos, das Mahly dir auf Veranlassung deines Restaurants bereitstellt) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Dienstes, Schutz der Gästedaten).
  • Speicherdauer: Dein Konto bleibt, bis dein Restaurant dich entfernt oder der Vertrag des Restaurants mit Mahly endet. Danach löscht Mahly Konto, Passwort, Zwei-Faktor-Daten und Sitzungen innerhalb von 30 Tagen. Deine Kennung bleibt in der Historie von Bestellungen und im Protokoll stehen (siehe unten), damit nachvollziehbar bleibt, wer was getan hat.

Was Mahly über deine Arbeit speichert

Bestellungen: Jede Statusänderung einer Bestellung (angenommen, in Zubereitung, fertig, Lieferung übernommen, losgefahren, zugestellt, nicht zugestellt, abgelehnt, storniert) wird mit Zeitpunkt und deiner Rolle festgehalten. Bei Lieferungen wird gespeichert, welcher Fahrer sie übernommen hat. Diese Historie gehört zur Bestellung und bleibt mit ihr erhalten, solange das Restaurant sie aufbewahren muss (§ 147 AO: in der Regel acht bis zehn Jahre). Dein Restaurant sieht die Historie; Gäste sehen nur den Status, nicht deinen Namen. Bei Rückbuchungen stellt Mahly dem Restaurant die Historie mit Zeiten und Rollen als Beleg bereit; die Belege enthalten deine Kennung, aber nicht deinen Namen.

Protokoll: Änderungen, die du in der Console vornimmst (Speisekarte, Standorte, Tische, Rechtstexte, Mitarbeiter, Zahlungseinstellungen, Abruf von Belegen), werden mit deiner Kennung, dem Zeitpunkt und der Art der Änderung in einem Protokoll festgehalten, das nur angefügt und nicht geändert werden kann. Das Protokoll enthält keine Gästedaten. Mahly nutzt es, um Sicherheitsvorfälle aufzuklären, und stellt es deinem Restaurant auf Anfrage bereit. Setzt Mahly auf deine Bitte die Zwei-Faktor-Anmeldung zurück (Handy und Notfall-Codes verloren), steht das mit deiner Kennung und deinen Rollen im Protokoll von Mahly.

Nachweise zum Vertrag deines Restaurants: Nimmst du als Inhaberin oder Inhaber die Einladung an, speichert Mahly die Fassung der Partner-AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags, den Zeitpunkt und deine Kennung als Nachweis des Vertragsschlusses. Entscheidungen von Mahly über den Status deines Restaurants (auslisten, aussetzen, sperren) werden mit Begründung festgehalten und den Inhabern per E-Mail geschickt.

  • Zweck: Nachvollziehbarkeit von Bestellungen und Änderungen, Nachweise gegenüber Gästen, Zahlungsdienstleister und Behörden, Sicherheit.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse von Mahly und deines Restaurants an Nachvollziehbarkeit und Sicherheit); für die Bestellhistorie auch Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Aufbewahrungspflichten des Restaurants.
  • Speicherdauer: Bestellhistorie wie die Bestellung; Protokoll 36 Monate ab dem jeweiligen Eintrag; Nachweise zum Vertrag (Annahme der Partner-AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags, Entscheidungen über den Status des Restaurants) für die Vertragslaufzeit und 36 Monate danach (Verjährung), auch wenn dein Konto vorher gelöscht wird (dann bleibt nur deine Kennung).

Rechnungen von Mahly

Mahly stellt deinem Restaurant zu Beginn jedes Abrechnungsmonats eine Rechnung über Grundgebühr und Provision (Partner-AGB § 7). Dafür legt Mahly beim Zahlungsdienstleister Stripe einen Kunden mit dem Namen, der Anschrift und der E-Mail-Adresse aus dem Impressum deines Restaurants an; an diese Adresse schickt Stripe die Rechnungen. Das Zahlungsmittel (Karte, Link oder SEPA-Lastschrift) gibst du als Inhaberin oder Inhaber direkt auf einer Seite von Stripe ein. Mahly sieht es nicht und speichert nur die Art und bei Karte und Lastschrift die letzten vier Ziffern. Link ist ein Dienst von Stripe, der dein Zahlungsmittel unter deiner E-Mail-Adresse für weitere Zahlungen speichert; die E-Mail-Adresse deines Link-Kontos speichert Mahly nicht. Stripe zieht den Rechnungsbetrag am Rechnungstag ein.

  • Zweck: Abrechnung des Partnervertrags, steuerliche Aufbewahrung.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO.
  • Empfänger: Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland (für die Zahlungsdaten eigener Verantwortlicher; Einzelheiten unter https://stripe.com/de/privacy).
  • Speicherdauer: Rechnungen acht Jahre (§ 147 AO); die Zahlungsart, bis der Vertrag beendet und die letzte Rechnung bezahlt ist, danach entfernt Mahly sie bei Stripe.

Deine Position als Fahrerin oder Fahrer

Nur wenn der Live-Standort des Fahrers für dein Restaurant eingeschaltet ist (Mahly schaltet ihn auf Wunsch des Restaurants frei; ohne ihn fragt die App nie nach deinem Standort und sendet nichts), gilt Folgendes: Wenn du eine Lieferung übernimmst und losfährst, fragt die Fahrer-App dein Gerät nach dem Standort und schickt ihn etwa alle 10 Sekunden an Mahly, solange die Lieferung unterwegs ist. Mahly rundet die Position auf etwa 10 Meter, hält sie höchstens 2 Minuten in einem Zwischenspeicher und zeigt sie nur dem Gast dieser Lieferung auf seiner Bestellseite. Die Position wird nicht in der Datenbank gespeichert, nicht protokolliert, nicht ausgewertet und nicht deinem Restaurant gezeigt; es gibt keine Bewegungsprofile und keine Auswertung deiner Fahrten. Mit der Zustellung oder wenn du dich abmeldest endet die Übermittlung.

Du kannst die Standortfreigabe im Browser verweigern oder beenden. Dann sieht der Gast dich nicht auf der Karte; die Lieferung kannst du trotzdem durchführen. Ob dein Restaurant die Freigabe von dir erwartet, regelt es mit dir.

Bei Lieferungen mit Alkohol zeigt dir die App das Mindestalter; du bestätigst die Zustellung erst, nachdem du den Ausweis geprüft hast. Mahly speichert dazu nur die Zustellung mit Zeitpunkt, keine Daten aus dem Ausweis. Kann der Gast das Alter nicht nachweisen, meldest du die Lieferung mit diesem Grund als nicht zugestellt.

  • Zweck: dem Gast zeigen, wann die Lieferung ankommt; Nachweis der Altersprüfung.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Restaurants und des Gastes an einer nachvollziehbaren Lieferung, bei minimaler Datenmenge: gerundet, 2 Minuten, nur ein Gast); die Freigabe des Standorts auf deinem Gerät erfolgt über die Abfrage deines Browsers (§ 25 Abs. 1 TDDDG).
  • Speicherdauer: 2 Minuten.

Was du von Gästen siehst

Je nach Rolle siehst du Daten der Gäste: in der Küche Bestellungen mit Namen und Anmerkungen, als Fahrer nach Übernahme einer Lieferung Name, Adresse und Handynummer des Gastes, als Inhaber oder Manager alle Bestelldaten und die Belege für Rückbuchungen. Diese Daten gehören dem Gast; du darfst sie nur für die Bestellung verwenden. Jeder Abruf von Belegen wird protokolliert. Sprich bei Fragen dein Restaurant an.

Karten in der Console

Wenn du in der Console Liefergebiete oder den Standort bearbeitest, lädt dein Browser die Karte von Mahlys eigener Kartenadresse (maps.mahly.eu). Die Kartendaten stammen von OpenStreetMap und liegen bei Cloudflare, das sie in unserem Auftrag ausliefert; ein anderer Kartendienst erhält deine IP-Adresse dabei nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speisekarte aus Foto oder PDF einlesen

Als Inhaberin oder Inhaber oder Manager kannst du ein Foto oder eine PDF-Datei der Speisekarte hochladen, damit Mahly daraus einen Entwurf deiner Speisekarte macht. Mahly schickt die Datei zum Auslesen an Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, USA), das das Sprachmodell Claude in unserem Auftrag betreibt. Fotos werden vorher neu kodiert; dabei fallen Metadaten wie Kamera und GPS-Position weg. Mit der Datei geht kein Name, keine E-Mail-Adresse und keine Kennung von dir an Anthropic. Mahly speichert weder die Datei noch den ausgelesenen Text; du prüfst den Entwurf und übernimmst nur, was du bestätigst. Im Protokoll steht, dass du einen Import gestartet oder übernommen hast, mit Zeitpunkt, deiner Kennung und der Anzahl der Einträge, nicht der Inhalt. Lade nur die Speisekarte hoch, keine Fotos von Personen oder Dokumenten mit Personendaten.

  • Zweck: Speisekarte schneller anlegen.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse deines Restaurants und von Mahly an einer einfachen Einrichtung); der Import ist freiwillig, du kannst die Speisekarte auch von Hand anlegen.
  • Übermittlung in die USA: auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und, soweit Anthropic zertifiziert ist, des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Anthropic verarbeitet die Datei nur, um die Anfrage zu beantworten, und nutzt sie nicht zum Training.
  • Speicherdauer: Mahly speichert die Datei nicht; das Protokoll 36 Monate. Anthropic löscht Datei und Antwort nach eigenen Angaben spätestens 30 Tage nach der Anfrage; nur wenn seine Sicherheitsfilter eine Anfrage als möglichen Missbrauch markieren, kann Anthropic sie bis zu zwei Jahre aufbewahren.

Antrag als Restaurant

Meldest du ein Restaurant über das Formular unter https://console.mahly.eu/partner-werden an, speichert Mahly, was du eingibst: Name des Restaurants, Firmenname, Handelsregister- oder Steuernummer, Adresse, das gewählte Paket, deine Nachricht, wenn du es angibst, wie du von Mahly erfahren hast, und deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und Telefonnummer als Ansprechperson. Mahly prüft damit, ob es das Unternehmen gibt, und meldet sich bei dir. Gegen massenhafte Anträge prüft Cloudflare Turnstile beim Absenden, ob ein Mensch das Formular nutzt (siehe „Schutz vor Missbrauch“ in den Hinweisen für Gäste), und Mahly zählt Anträge je Netzadresse; die Zähler werden spätestens nach 8 Tagen gelöscht. Nimmt Mahly den Antrag an, legt Mahly das Restaurant an und schickt dir eine Einladung als Inhaberin oder Inhaber an die angegebene Adresse; lehnt Mahly ab, bekommst du die Entscheidung in der Regel per E-Mail, gegebenenfalls mit Begründung.

  • Zweck: Prüfung des Antrags und Anbahnung des Partnervertrags.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage); der Schutz vor Missbrauch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Speicherdauer: 180 Tage nach der Entscheidung, ohne Entscheidung 180 Tage nach dem Antrag. Wird das Restaurant angelegt, gelten für dein Konto und den Vertrag die Abschnitte oben.

Hosting, Protokolle, E-Mails

Für den Aufruf der Console und der Fahrer-App, die Zugriffsprotokolle der Hosting-Anbieter, Fehlerberichte und Datensicherungen gilt, was in den Datenschutzhinweisen für Gäste unter https://mahly.eu/datenschutz in den Abschnitten „Aufruf der Seite“, „Schutz vor Missbrauch“ und „Empfänger und Auftragsverarbeiter“ steht. E-Mails an dich (Einladung, Anmeldelink, Antwort auf einen Antrag) verschickt Brevo in unserem Auftrag.

Cookies und Speicher auf deinem Gerät

Mahly setzt nur, was technisch nötig ist: ein Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung (7 Tage, nur über HTTPS, für Skripte unzugänglich) und, in der Fahrer-App, lokalen Speicher dafür, welches Restaurant du zuletzt gewählt hast und welche Hinweise du schon gesehen oder weggeklickt hast. Es gibt kein Tracking und keine Analyse-Dienste. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Deine Rechte

Du hast gegenüber Mahly das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Schreib dafür an [email protected]. Soweit dein Restaurant Verantwortlicher ist, wende dich an das Restaurant; Mahly leitet Anfragen auf Wunsch weiter.

Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für Mahly zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de.

Pflicht zur Bereitstellung

Ohne Name, E-Mail-Adresse und Passwort kann Mahly dir kein Konto bereitstellen; ohne Konto kannst du die Werkzeuge deines Restaurants nicht nutzen. Ohne die Angaben im Antrag kann Mahly einen Antrag nicht prüfen. Die Standortfreigabe ist freiwillig.

Änderungen

Mahly passt diese Hinweise an, wenn sich der Dienst oder das Recht ändert. Die aktuelle Fassung steht unter https://mahly.eu/datenschutz/mitarbeiter mit dem Datum der Fassung.